FLEXMYROOM es una plataforma tecnológica especializada en la integración y gestión de seguros de viaje en los procesos de reserva de establecimientos hoteleros. En el desarrollo de su actividad, FlexMyRoom actúa como intermediario tecnológico entre los hoteles, los huéspedes y las entidades aseguradoras y otros proveedores vinculados a la prestación de los servicios de seguro.

En el desarrollo de su actividad, FlexMyRoom puede tratar datos personales de huéspedes y asegurados, representantes y personas de contacto de hoteles y empresas clientes, proveedores y colaboradores, empleados y candidatos a procesos de selección, así como de usuarios que interactúen con sus canales digitales.

En cumplimiento del deber de información establecido en la normativa vigente en materia de protección de datos, se ha elaborado la presente Política de Privacidad con el objetivo de facilitar a los interesados información clara, transparente y accesible sobre los tratamientos de datos personales realizados por FlexMyRoom, Todo ello de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016 (Reglamento General de Protección de Datos), y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, así como en el resto de normativa aplicable en materia de protección de datos personales.

1. DATOS IDENTIFICATIVOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La presente Política de Privacidad informa sobre los tratamientos de datos personales en los que FlexMyRoom actúa como responsable del tratamiento. En aquellos servicios en los que FlexMyRoom actúe como encargado del tratamiento por cuenta de otra entidad, el tratamiento se realizará conforme a las instrucciones de dicha entidad, que será la responsable del tratamiento y quien deberá proporcionar al interesado la información correspondiente.

Responsable del tratamiento: FLEXMYROOM
Razón social: Calle Gambo, 6 piso 2ºF, 03503 Benidorm, Alicante
NIF: B42687616
Correo electrónico para el ejercicio de derechos: datos@flexmyroom.com

2. OBLIGATORIEDAD DE FACILITAR LOS DATOS

Los datos personales que se soliciten a través de los distintos canales y medios habilitados por FlexMyRoom serán, con carácter general, necesarios para atender las finalidades para las que se recaban.

En aquellos casos en los que determinados datos sean de carácter obligatorio, dicha circunstancia será indicada en el correspondiente formulario, contrato o proceso de recogida de información.

La negativa a facilitar los datos necesarios, o el suministro de datos inexactos o incompletos, podrá impedir la correcta prestación de los servicios, la gestión de la relación contractual o comercial o la atención de la solicitud correspondiente.

En particular, determinados datos relativos a los huéspedes y asegurados podrán ser facilitados a FlexMyRoom por los hoteles clientes o a través de sus sistemas de gestión de reservas, cuando resulten necesarios para la emisión y gestión de las pólizas de seguro y la prestación de los servicios asociados.

3. ORIGEN DE LOS DATOS

Los datos personales tratados por FlexMyRoom pueden proceder de distintas fuentes, en función del tratamiento realizado y de la condición con la que intervenga en cada caso:
A. Tratamientos en los que FlexMyRoom actúa como responsable del tratamiento
Cuando FlexMyRoom determina las finalidades y los medios del tratamiento, los datos personales pueden proceder:

Del propio interesado, mediante los formularios, contratos, comunicaciones y demás canales habilitados por FlexMyRoom, así como a través de los procesos de contratación, gestión de la relación comercial, selección de personal o cualquier otra interacción con la entidad.
De empresas clientes y contactos profesionales, cuando faciliten datos de sus representantes, empleados o personas de contacto para la gestión de la relación contractual y comercial con FlexMyRoom.
De terceros y proveedores, cuando resulte necesario para la gestión de las relaciones contractuales, profesionales o laborales, así como para la prestación de los servicios propios de FlexMyRoom.
De fuentes accesibles al público, cuando resulte necesario para la gestión de relaciones profesionales o comerciales y siempre de conformidad con la normativa aplicable.

En aquellos casos en los que los datos sean facilitados por una persona distinta del interesado, quien los facilite deberá contar con la legitimación necesaria para su comunicación cuando así resulte exigible.

B. Tratamientos en los que FlexMyRoom actúa como encargado del tratamiento
Cuando FlexMyRoom presta servicios tecnológicos por cuenta de otra entidad que determina las finalidades y los medios del tratamiento, actuará como encargado del tratamiento y tratará los datos personales siguiendo las instrucciones del correspondiente responsable y de conformidad con las condiciones establecidas en el contrato de encargo de tratamiento.
En particular, determinados datos de huéspedes y asegurados pueden ser facilitados a FlexMyRoom por los hoteles clientes, a través de sus motores de reserva, PMS u otros sistemas, para posibilitar la prestación de los servicios contratados por cuenta del correspondiente responsable del tratamiento.
En estos supuestos, la entidad responsable del tratamiento será la encargada de determinar las finalidades del tratamiento y de cumplir las obligaciones de información que correspondan frente a los interesados, mientras que FlexMyRoom tratará los datos únicamente en el marco de las instrucciones recibidas y de las obligaciones establecidas en la normativa de protección de datos.
La presente Política de Privacidad desarrolla principalmente los tratamientos en los que FlexMyRoom actúa como responsable del tratamiento.

4. ¿CON QUÉ FINALIDAD TRATARÁ FLEXMYROOM LOS DATOS PERSONALES?

En aquellos tratamientos en los que FlexMyRoom actúe como responsable del tratamiento, los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:
a) Gestión de la relación contractual y comercial con hoteles y empresas clientes:

Gestionar la relación contractual y comercial con hoteles y demás empresas clientes de FlexMyRoom.
Gestionar la contratación, prestación y seguimiento de los servicios tecnológicos ofrecidos por FlexMyRoom.
Gestionar la información de contacto de representantes, responsables y personas de contacto de los hoteles y empresas clientes.
Gestionar la facturación, cobros y pagos derivados de la relación contractual.

b) Prestación de servicios tecnológicos para la integración y gestión de seguros de viaje:

Facilitar la integración de los servicios de FlexMyRoom con motores de reservas, channel managers, PMS y otros sistemas tecnológicos utilizados por los hoteles.
Gestionar los procesos tecnológicos necesarios para facilitar la oferta de seguros de viaje a los huéspedes de los hoteles clientes.
Gestionar, cuando corresponda y de acuerdo con el rol que FlexMyRoom desempeñe en cada tratamiento, los procesos tecnológicos relacionados con la emisión, modificación y anulación de las pólizas de seguro.
Facilitar el envío de certificados, pólizas y otras comunicaciones operativas relacionadas con el seguro contratado.
Facilitar la gestión de los servicios asociados a la cobertura de cancelación y asistencia ofrecidos a través de la plataforma, sin perjuicio de las funciones y responsabilidades que correspondan a las entidades aseguradoras.

c) Gestión de consultas, solicitudes e incidencias:
Gestionar, tramitar y dar respuesta a las consultas, solicitudes, incidencias, reclamaciones y demás comunicaciones recibidas a través de los canales habilitados por FlexMyRoom, tanto por parte de hoteles y empresas clientes como, cuando corresponda, de huéspedes y asegurados respecto de los servicios tecnológicos gestionados por FlexMyRoom.
d) Gestión de relaciones comerciales y oportunidades de negocio:
Gestionar las relaciones con hoteles, cadenas hoteleras y potenciales clientes, incluyendo la identificación, gestión y seguimiento de oportunidades comerciales, así como las comunicaciones profesionales necesarias para el desarrollo de dichas relaciones.
e) Elaboración de estadísticas, métricas e informes internos:
Elaborar estadísticas, métricas e informes internos relacionados con las reservas, el uso de los servicios y la actividad desarrollada a través de la plataforma, con la finalidad de realizar labores de seguimiento, análisis, control y mejora de los servicios tecnológicos ofrecidos por FlexMyRoom.
f) Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias:
Dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias que resulten aplicables a FlexMyRoom en función de su actividad, incluyendo las derivadas de la normativa en materia de protección de datos, seguros, obligaciones fiscales, mercantiles, laborales y de cualquier otra normativa aplicable.
g) Gestión de proveedores y colaboradores:
Gestionar las relaciones contractuales y profesionales con proveedores, colaboradores y demás entidades que participen en la prestación de los servicios de FlexMyRoom, incluyendo proveedores tecnológicos, proveedores de infraestructura, entidades aseguradoras, corredurías y otros colaboradores.
h) Gestión de empleados y candidatos:

Gestionar la relación laboral con los empleados de FlexMyRoom, incluyendo las obligaciones administrativas, laborales, fiscales y de Seguridad Social, así como la gestión de nóminas y pagos.
Gestionar los procesos de selección de personal y valorar las candidaturas recibidas directamente o a través de agencias de selección.

i) Seguridad de los sistemas y servicios:
Garantizar la seguridad y correcto funcionamiento de los sistemas, aplicaciones, integraciones y servicios utilizados por FlexMyRoom, así como prevenir, detectar y gestionar accesos no autorizados, usos indebidos, incidentes de seguridad y otras situaciones que puedan comprometer la seguridad o integridad de la información.
j) Envío de comunicaciones operativas y transaccionales:
Enviar las comunicaciones necesarias para la gestión y prestación de los servicios, incluyendo comunicaciones relativas al estado de las pólizas, certificados, documentación asociada, modificaciones, anulaciones y demás información necesaria para la correcta gestión de los servicios contratados.
Estas comunicaciones tendrán carácter operativo o transaccional y no constituirán comunicaciones comerciales dirigidas a huéspedes o asegurados.
k) Gestión y mejora de la plataforma tecnológica:
Gestionar, mantener y mejorar la plataforma tecnológica de FlexMyRoom y sus integraciones con motores de reservas, channel managers, PMS y demás soluciones tecnológicas utilizadas por los hoteles, así como analizar el funcionamiento y utilización de los servicios para optimizar su rendimiento y experiencia de uso.
l) Gestión del Sitio Web y tecnologías similares:
Gestionar el funcionamiento, seguridad y mantenimiento del Sitio Web y, en su caso, utilizar cookies y tecnologías similares de acuerdo con lo establecido en la correspondiente Política de Cookies.
m) Tratamientos realizados como encargado del tratamiento:
Cuando FlexMyRoom actúe como encargado del tratamiento, los datos personales serán tratados exclusivamente por cuenta del correspondiente responsable y siguiendo sus instrucciones, para las finalidades que este determine y de conformidad con el correspondiente contrato de encargo del tratamiento. En estos casos, las finalidades del tratamiento serán determinadas por el responsable correspondiente y no por FlexMyRoom.

5. ¿QUÉ DATOS PERSONALES TRATARÁ FLEXMYROOM?

En función de la relación mantenida con FlexMyRoom y de la finalidad del tratamiento, podrán tratarse las siguientes categorías de datos personales:

Hoteles, empresas clientes, proveedores y colaboradores: datos identificativos y de contacto profesional, cargo o función, información contractual y, cuando corresponda, datos económicos y bancarios necesarios para la gestión de la relación contractual, facturación, cobros y pagos.
Huéspedes y asegurados: datos identificativos (nombre, apellidos, DNI, pasaporte u otro documento), datos de contacto, nacionalidad y fecha de nacimiento, así como datos relativos a la reserva y estancia (hotel, número de reserva, habitaciones, fechas de entrada y salida) e importe de la reserva o importe asegurable. Asimismo, podrán tratarse los datos necesarios para la emisión, modificación, anulación y gestión de la póliza y el envío de la documentación correspondiente.

Estos datos podrán ser facilitados por los hoteles clientes a través de sus motores de reserva, channel managers, PMS u otros sistemas integrados con FlexMyRoom. FlexMyRoom no solicita ni trata directamente datos de salud para la gestión ordinaria de estos servicios; la información médica que pueda resultar necesaria en relación con un siniestro será tratada por la entidad aseguradora o responsable correspondiente. Cuando FlexMyRoom actúe como encargado del tratamiento, tratará estos datos siguiendo las instrucciones del responsable.

Empleados: datos identificativos y de contacto, datos laborales, fiscales y de Seguridad Social, así como datos bancarios necesarios para la gestión de la relación laboral, nóminas y cumplimiento de obligaciones legales.
Candidatos: datos identificativos y de contacto, así como información académica y profesional y cualquier otra información facilitada en el marco del proceso de selección. Las candidaturas podrán recibirse directamente o a través de agencias de selección.
Personas que contacten con FlexMyRoom: datos identificativos y de contacto y cualquier otra información que faciliten y resulte necesaria para atender consultas, solicitudes, incidencias o reclamaciones.
Usuarios del Sitio Web: datos técnicos y de navegación que puedan obtenerse mediante el uso del Sitio Web, como dirección IP, identificadores en línea, información del dispositivo, navegador, sistema operativo, fecha y hora de acceso y datos de interacción. El uso de cookies y tecnologías similares se regirá por la correspondiente Política de Cookies.
Asimismo, podrán tratarse los datos personales que resulten necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias aplicables a FlexMyRoom.

FlexMyRoom limitará la recogida y tratamiento de datos a aquellos que sean adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades correspondientes.

Cuando una persona facilite datos personales de terceros, deberá contar, cuando resulte necesario, con la legitimación adecuada para comunicarlos y haber informado previamente al tercero sobre dicho tratamiento, de acuerdo con la normativa aplicable.

6. ¿CUÁL ES LA LEGITIMACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS DEL USUARIO POR PARTE DE VIAJES FLEXMYROOM?

La base jurídica que legitima el tratamiento de los datos personales por parte de FlexMyRoom dependerá de la finalidad para la que sean tratados y de la relación mantenida con el interesado. En particular, podrá basarse en:

La ejecución de un contrato o la aplicación de medidas precontractuales, cuando el tratamiento sea necesario para gestionar la relación contractual o comercial con hoteles, empresas clientes, proveedores, colaboradores, empleados u otros interesados, así como para prestar los servicios tecnológicos contratados.
El cumplimiento de obligaciones legales, cuando el tratamiento sea necesario para atender las obligaciones legales aplicables a FlexMyRoom, incluidas las derivadas de la normativa mercantil, fiscal, laboral, de protección de datos y del sector asegurador.
El interés legítimo de FlexMyRoom, cuando el tratamiento resulte necesario para la gestión y desarrollo de su actividad, la administración de sus relaciones profesionales y comerciales, la seguridad de sus sistemas o la prevención y gestión de incidencias, siempre que dicho interés no prevalezca sobre los derechos y libertades de los interesados.
El consentimiento del interesado, cuando sea necesario y constituya la base jurídica aplicable, especialmente para aquellos tratamientos que requieran una autorización específica conforme a la normativa vigente.

En relación con los datos de huéspedes y asegurados facilitados por los hoteles o empresas clientes, la legitimación dependerá de la función que desempeñe FlexMyRoom en cada tratamiento:

Cuando FlexMyRoom actúe como encargado del tratamiento, tratará los datos por cuenta del hotel o entidad responsable, conforme a sus instrucciones y al correspondiente contrato de encargo. La base jurídica será la que corresponda al responsable, como la ejecución del contrato, el cumplimiento de una obligación legal o, cuando proceda, el consentimiento del interesado, sin que FlexMyRoom determine la finalidad ni la base jurídica del tratamiento.
Cuando FlexMyRoom actúe como responsable del tratamiento, tratará los datos sobre la base jurídica que corresponda en cada caso: la ejecución de un contrato o medidas precontractuales, el cumplimiento de obligaciones legales, su interés legítimo, cuando no prevalezca sobre los derechos del interesado, o el consentimiento, cuando sea necesario.

En particular, podrá tratar los datos de huéspedes y asegurados facilitados por los hoteles cuando sean necesarios para prestar y gestionar los servicios tecnológicos relacionados con los seguros de viaje.

En ambos supuestos, FlexMyRoom tratará únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades correspondientes. Los datos relativos a circunstancias médicas o siniestros serán tratados, con carácter general, directamente por la entidad aseguradora o por la entidad que corresponda en la gestión del siniestro, de acuerdo con sus propias responsabilidades y bases jurídicas.

7. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales tratados por FlexMyRoom serán conservados durante los siguientes plazos:

a) Datos de hoteles, empresas clientes, proveedores y colaboradores: durante la vigencia de la relación contractual o comercial y, una vez finalizada, durante los plazos de prescripción de las posibles responsabilidades legales.

b) Datos de huéspedes y asegurados: durante el tiempo necesario para la emisión, modificación, cancelación y gestión de las pólizas y servicios asociados y, posteriormente, durante los plazos de conservación y prescripción establecidos por la normativa aplicable al sector asegurador.

c) Datos de empleados: durante la vigencia de la relación laboral y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la normativa laboral, fiscal y de Seguridad Social aplicable.

d) Datos de candidatos a procesos de selección: durante el tiempo necesario para gestionar el proceso de selección y, como máximo, durante 24 meses, salvo que el candidato autorice expresamente su conservación durante un periodo superior.

e) Datos tratados para atender consultas, solicitudes o incidencias: durante el tiempo necesario para gestionar y responder a la solicitud y, posteriormente, durante los plazos de prescripción de las posibles acciones legales.

f) Datos tratados para el cumplimiento de obligaciones legales: durante los plazos de conservación establecidos por la normativa aplicable.

g) Datos utilizados para la elaboración de estadísticas, métricas y análisis internos: durante el tiempo necesario para la finalidad para la que fueron obtenidos y, cuando proceda, durante los plazos necesarios para atender posibles responsabilidades legales.

h) Datos tratados mediante cookies y tecnologías similares: durante los plazos establecidos en la Política de Cookies de FlexMyRoom y, en su caso, hasta que el usuario retire su consentimiento o modifique sus preferencias.

Transcurridos los plazos correspondientes, los datos serán suprimidos o, cuando proceda, bloqueados de acuerdo con la normativa aplicable.

8. ¿CON QUÉ DESTINATARIOS SE COMPARTIRÁN LOS DATOS DEL USUARIO?

Los datos personales podrán ser comunicados, cuando resulte necesario para las finalidades indicadas en esta Política de Privacidad, a los siguientes destinatarios:

Entidades aseguradoras, corredurías y otros colaboradores del sector asegurador, cuando sea necesario para la emisión y gestión de las pólizas de seguro o de los servicios asociados.
Hoteles y empresas clientes, cuando resulte necesario para la prestación y gestión de los servicios contratados.
Proveedores tecnológicos y de servicios, como proveedores de infraestructura y almacenamiento en la nube, herramientas de gestión, comunicaciones, análisis y métricas, que podrán actuar como encargados del tratamiento cuando corresponda.
Proveedores externos de servicios administrativos, contables y de gestión de nóminas, cuando sea necesario para la gestión de la actividad de FlexMyRoom.
Administraciones públicas, autoridades y organismos competentes, cuando exista una obligación legal de comunicar los datos.
Otros terceros, cuando la comunicación sea necesaria para la prestación del servicio, exista una obligación legal o el interesado haya prestado su consentimiento cuando este sea necesario.

Cuando FlexMyRoom actúe como encargado del tratamiento, las comunicaciones o accesos a datos se realizarán conforme a las instrucciones del correspondiente responsable y al contrato de encargo del tratamiento.

FlexMyRoom no comunicará datos personales a terceros para fines distintos de los indicados, salvo que exista una base jurídica que lo permita o resulte necesario para el cumplimiento de una obligación legal.

9. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS

En el marco de su actividad, FlexMyRoom podrá utilizar proveedores de servicios tecnológicos que impliquen transferencias de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo (EEE).

Cuando estas transferencias sean necesarias, FlexMyRoom garantizará que se realizan de conformidad con la normativa aplicable en materia de protección de datos y que cuentan con las garantías adecuadas, tales como una decisión de adecuación de la Comisión Europea, Cláusulas Contractuales Tipo u otro mecanismo legalmente reconocido.

Asimismo, FlexMyRoom adoptará las medidas necesarias para garantizar que los datos personales mantienen un nivel de protección adecuado durante dichas transferencias.

10. COMUNICACIONES COMERCIALES Y PROMOCIONALES

FlexMyRoom podrá enviar comunicaciones comerciales y promocionales a sus clientes y contactos profesionales sobre sus servicios y novedades, cuando exista una base jurídica que lo permita y de conformidad con la normativa aplicable.

Los huéspedes y asegurados no recibirán comunicaciones comerciales de FlexMyRoom por el hecho de utilizar los servicios de seguro integrados en la reserva del hotel. Las comunicaciones que reciban estarán, en su caso, limitadas a las necesarias para la gestión de la póliza o del servicio contratado, como el envío de certificados, información sobre su estado o comunicaciones relacionadas con la reserva y el seguro.

El destinatario podrá oponerse en cualquier momento al envío de comunicaciones comerciales, siguiendo las instrucciones incluidas en cada comunicación o contactando con FlexMyRoom a través de los canales habilitados.

11. EJERCICIO DE DERECHOS

El Usuario podrá ejercer ante FlexMyRoom sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de sus datos, así como a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados, cuando resulte aplicable.

Para ejercer estos derechos, podrá enviar una solicitud a datos@flexmyroom.com , indicando el derecho que desea ejercer y aportando la información necesaria para identificarle. Cuando resulte necesario, FlexMyRoom podrá solicitar documentación adicional para verificar la identidad del solicitante.

FlexMyRoom atenderá la solicitud dentro de los plazos establecidos por la normativa de protección de datos. Cuando el tratamiento se realice por FlexMyRoom como encargado del tratamiento, la solicitud será gestionada conforme a las instrucciones del correspondiente responsable del tratamiento.

El ejercicio de estos derechos es gratuito, salvo que la solicitud sea manifiestamente infundada o excesiva en los términos previstos legalmente.

Asimismo, el Usuario podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si considera que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la normativa aplicable.

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD

FlexMyRoom aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, así como para prevenir su pérdida, alteración, acceso o tratamiento no autorizado.

Entre otras medidas, FlexMyRoom dispone de controles de acceso a sus sistemas, políticas internas de confidencialidad y protección de datos, sistemas de copias de seguridad y medidas destinadas a garantizar la seguridad de las herramientas y sistemas utilizados para la prestación de sus servicios.

El acceso a los datos personales se limita a las personas que necesitan disponer de ellos para el desarrollo de sus funciones, de acuerdo con sus responsabilidades y con el principio de mínimo acceso necesario.

FlexMyRoom revisará y actualizará sus medidas de seguridad cuando resulte necesario, teniendo en cuenta los riesgos asociados a los tratamientos realizados, la naturaleza de los datos y la evolución de la tecnología.

En caso de detectar un incidente de seguridad que pueda afectar a datos personales, FlexMyRoom adoptará las medidas necesarias para contenerlo, analizarlo y gestionar sus posibles consecuencias, incluida, cuando proceda, la notificación a las autoridades competentes y a los afectados conforme a la normativa aplicable.

13. CAMBIOS

FlexMyRoom podrá actualizar esta Política de Privacidad cuando resulte necesario, por cambios en los tratamientos de datos, en sus servicios o en la normativa aplicable. Cuando los cambios sean relevantes, se informará a los interesados por los medios adecuados.

Se recomienda consultar periódicamente esta Política de Privacidad para conocer su versión más actualizada.

14. ACEPTACIÓN Y CONSENTIMIENTO

El Usuario declara haber sido informado sobre el tratamiento de sus datos personales mediante la presente Política de Privacidad, que podrá consultar en todo momento.

La aceptación de esta Política no implica, por sí misma, el consentimiento para el tratamiento de los datos personales, ya que cada tratamiento se realizará sobre la base jurídica que corresponda conforme a la normativa aplicable. Cuando sea necesario obtener el consentimiento del Usuario, este será solicitado de forma específica.